Hoje o assunto é Controle de Caixa! Por onde começar, o que não pode faltar e ainda os riscos existentes para as finanças do seu salão? Vem comigo neste artigo, que vou detalhar como você pode fazer aí no seu dia-a-dia do Caixa da Recepção e no Financeiro Geral.
Por isso, leia com atenção e, se possível, salve o artigo, pois este é um verdadeiro roteiro de trabalho para você começar a aplicar ainda hoje!
1 – Faça isso todos os dias na Recepção
A recepção vai além de “só” cuidar das mensagens e agendar os clientes. A recepção é o setor responsável pela captação de clientes, gestão dos agendamentos, recebimento dos procedimentos, confirmação dos horários, convites de retornos e a famosa frase “encher a agenda de todos os profissionais”.
Use este Check List todos os dias em sua recepção e dê um up no seu financeiro! Atividades do cotidiano, às vezes caem em esquecimento. Ter um manual com as atividades padrão da recepção facilita no alinhamento das expectativas e entrega de resultados.
Coloque no seu manual atividades iniciais como: abrir o salão no horário combinado. Ligar Ar Condicionado. Conferir se o ambiente está limpo e organizado para o início das atividades. Caso algo esteja fora do lugar, organize o que estiver faltando e depois, reporte o ocorrido ao líder dos responsáveis pela organização e limpeza, para que a desordem não volte a acontecer.
Vá listando outras atividades na ordem de horário que elas devem acontecer. Explique em seu manual qual é a atividade e detalhes importantes como abrir o Caixa no Sistema antes do primeiro cliente chegar, informar a quantidade de dinheiro em espécie que tem na Gaveta do Caixa, inclusive as moedas.
Rotina de Mensagens:
O profissional de recepção responsável por atender as mensagens de clientes pode utilizar esta ordem de prioridade em seu trabalho:
- Revisar se todas as clientes do primeiro horário já estão no salão ou estão a caminho. Importante verificar se há mensagem destas clientes e respondê-las o quanto antes.
- Revisar se há mensagem dos profissionais informando algo fora do previsto (falta, atraso, etc.). Caso haja algo fora do comum, tome a medida necessária de remanejar os clientes para outro profissional ou para outro dia com a mesma pessoa, de acordo com as regras internas.
- Confirmar horários Agendados pelo Site. Se necessário, entre em contato com as clientes do site.
- Após o almoço, enviar mensagens de Lembrete de Horário para as clientes do próximo dia! Continuar o serviço de responder e agendar clientes.
Seu trabalho é a segunda porta de entrada do salão, por isso, dê o seu melhor entregando soluções para os clientes. Responder o mais rápido possível, tirar dúvidas das clientes, nunca deixar “no vácuo”, sempre fazer perguntas para o cliente enquanto durar a negociação, por exemplo: Qual seria o melhor horário para você? Com qual profissional gostaria de agendar o serviço? Que tal marcarmos uma avaliação para você conhecer nosso espaço e o profissional te indicar a melhor solução? Neste dia que deseja, não temos horário, nosso próximo horário disponível seria…
Quando encontrar o horário de agendamento do cliente, ofereça outros serviços que podem ser feitos ao mesmo tempo. Como: Aproveitando que você vem fazer [nome do serviço], vamos aproveitar e fazer [nome do serviço 2]? E confirmar o que foi negociado com o cliente ao final da conversa: Combinado, seu horário ficou agendado para dia [xx], às [xx] horas com o [Nome do Profissional]. Aguardamos você!
Rotina de Atendimento Presencial:
Ao receber cada cliente, ofereça um atendimento cortês, olhe nos olhos, dê bom dia, pergunte o nome da pessoa, confira seu agendamento no sistema, diga a ela o nome do profissional que irá atendê-la e a encaminhe para a sala de espera ou para a cadeira do profissional (alguns lugares trabalham com comandas, é neste momento em que a comanda deve ser entregue ao cliente).
Em segundo, receba o pagamento do cliente ao final do atendimento. Lembre-se de cumprir as seguintes etapas:
- Conferir quais serviços foram realizados, se houve venda de produtos, pacote ou protocolo. Se sim, realize o próximo agendamento.
- Informe ao cliente todos os itens comprados e o valor da compra. Pergunte qual será a forma de pagamento.
- Confira o valor pago pelo cliente e lance o recebimento no sistema antes da pessoa sair do local.
- E, por fim, peça para a pessoa avaliar o atendimento no QR CODE da recepção.
No caso de novos agendamentos, caso nenhum outro profissional tenha vendido um novo procedimento. Faça a seguinte pergunta: Vamos deixar agendado o seu próximo atendimento? (Indique algo semelhante ou algo que ainda não tenha feito, para que possa conhecer).
Ao Final do Expediente:
Fechar o Caixa, conferir se o dinheiro em espécie, relatório da maquininha de cartão e recebimentos em pix, são iguais ao valor relatado no caixa do sistema. Caso o valor não seja o mesmo, será necessário encontrar onde está o erro e ajustar.
O que fazer SE DER ERRO no fechamento de caixa?
- Confira se todos os atendimentos foram lançados e fechados corretamente. De “ok” para os fechamentos que deram o mesmo valor. Por exemplo: As vendas em débito e crédito estão no mesmo valor do relatório da maquininha e do sistema.
- Confira o PIX, siga a lista do sistema, com os valores da sua conta bancária (atendimento 1, 2, 3…).
- Verifique o dinheiro em espécie. O valor total, deverá ser Dinheiro Recebido + Dinheiro da Abertura do Caixa.
- Houve alguma retirada de dinheiro ao longo do dia (sangria ou pagamento de contas)? Se sim, deverá ser lançado.
Em algum momento, os valores da lista do sistema, comparado com a lista da conta bancária, ficarão diferentes. Geralmente, o erro acontece por falha no lançamento do fechamento da conta do cliente ou lançamento da sangria e pagamento de contas.
Uma vez terminada a conferência do caixa, o profissional de recepção deve entregar o dinheiro ao seu líder imediato ou ao dono do salão ou fazer o depósito. E, antes de sair, lembre-se de conferir se todas as portas e janelas estão fechadas, se os Ar Condicionados e luzes estão desligados e de fechar o salão (se esta for sua função).
2 – Faça Isso Toda Semana no Financeiro
Um financeiro bem planejado não precisa ocupar sua agenda inteira. Prepare-se para trabalhar com as informações a seguir e tenha muito mais facilidade no dia-a-dia. Trabalhar com um calendário de atividades mensais, semanais e diárias te ajudarão a criar os processos necessários para reduzir tempo, retrabalho e dores de cabeça. Aproveite esta dose de dicas!
- Acompanhe o bom andamento do caixa da recepção. Caso haja problemas ou erros, corrija imediatamente e oriente o profissional responsável. Incentive a recepção para agendar os clientes sempre nos horários mais próximos. Lotar os horários de hoje, amanhã, depois de amanhã e assim por diante.
- Acompanhe o volume de agendamentos. Incentive sua equipe de profissionais de atendimento a fazerem as vendas dos serviços e agendamentos das próximas sessões no sistema para garantir a fidelização e retorno dos clientes e facilitar o trabalho da recepção.
- Escolha um dia da semana para realizar todos os pagamentos de fornecedores. Por exemplo: quarta-feira. Neste dia você realiza o pagamento de todas as contas de vencimento daqui até a próxima quinta-feira. Este dia a mais é para evitar o risco de a conta ser paga após o vencimento.
- Se possível, escolha apenas duas datas para o vencimento das contas, dia 10 e 20. Assim, você não precisará se preocupar todos os dias com contas a vencer e poderá utilizar o tempo para outras atividades.
- Confira antecipadamente se o valor em Caixa e Conta Bancária será suficiente para cumprir com todos os compromissos financeiros. Construa uma reserva de emergência para facilitar este processo. Caso o valor previsto para a próxima semana não seja suficiente, informe a equipe de vendas e marketing.
- Trabalhe com Metas de Vendas Mensais, Semanais e Diárias. Se a meta de cada dia for cumprida, você terá a garantia de que o dinheiro será suficiente para pagar todas as despesas e profissionais. Mantenha os pagamentos em dia. Lance todos os futuros pagamentos no sistema, para facilitar a criação de metas e faça o acompanhamento do caminho do dinheiro através dos relatórios.
- Evite que sejam retiradas sem registro no sistema. Geralmente, donos de pequenos salões fazem retiradas e não anotam. Isso pode ser perigoso para a saúde do negócio. Por outro lado, é importante entender se a quantidade retirada pelo dono do negócio é saudável para o caixa. Busque o equilíbrio.
Por fim, esse foi mais um artigo da Elo, com parceria com a Trinks. E se gostou comenta aqui pra gente!
Quando você aplicar estas dicas no seu negócio, perceberá que o tempo inicial de lançamento das informações é menor do que parece. Uma vez que lançar tudo, seu tempo de trabalho no financeiro será menor e, assim, no final do dia, a melhor recompensa será de mais organização e paz pra cabeça.
Em salões que ainda não utilizam a Trinks como Ferramenta de Gestão, este trabalho é bastante demorado por ser tudo manual. Já com a Trinks, muitas etapas podem ser automatizadas. Experimente!
Até a próxima!
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