Para quem tem um negócio, independentemente do tamanho, não basta apenas vender, prestar serviços, criar uma cartela de clientes fidelizados e controlar o estoque. Tudo isso é necessário, mas saber o que entra e sai do caixa, ajuda a entender os caminhos que a sua empresa está tomando, criar uma reserva de emergência e avaliar em que momento ela precisa passar por mudanças.
Sendo assim, criar uma forma de controlar as vendas, dará mais autonomia sobre o caixa, possibilitará o acompanhamento de descontos das transações e a previsão dos recebimentos. Perceba, a seguir, a importância dessa ação e como começar.
Por que preciso acompanhar minhas vendas?
Assim como outros indicadores, ficar de olho nas vendas e transações, permite que você tenha domínio do seu estabelecimento e consiga tomar decisões mais assertivas. Para além do que entra e sai do caixa, isso possibilita elaborar análises de performance, podendo comparar com os meses (e até anos) anteriores, saber em quais períodos há mais movimento e preparar promoções estratégicas, visando aumentar o fluxo de visitas, por exemplo.
Fora isso, tendo um controle das vendas do seu estabelecimento, você consegue programar o pagamento de contas, fazer um planejamento financeiro e saber como agir durante uma crise financeira, evitando grandes prejuízos.
Como faço para controlar as minhas vendas?
Agora que você entendeu a importância de acompanhar as suas vendas, veja algumas formas de realizar essa tarefa. Muitos lojistas registram esses valores ao longo ou no fim do dia e, terminado o mês, calculam quanto houve de entrada e saída do caixa.
Vale lembrar que, em períodos comemorativos, em que há um aumento na procura de produtos e serviços, como em festas de fim de ano e na Black Friday, esse controle é fundamental para estimar receitas, despesas e os lucros do estabelecimento. Ou seja, a atenção precisa ser dobrada!
Armazenamento de notinhas
A principal forma que muitos empreendedores e lojistas utilizam para cuidar do seu fluxo de caixa é guardando as notinhas das transações e fazendo as contas do que foi descontado no crédito, débito, parcelado e pix. Apesar de servir como prova caso tenha algum imprevisto com a maquininha, esses comprovantes podem perder as
informações depois de um tempo, além da necessidade de um local apropriado para armazená-los.
Cadernos
Depois que o lojista percebe que apenas guardar as notinhas não é suficiente, ele começa a usar cadernos para registrar os dias, horários, valores, tipo depagamento, taxas e o quanto foi vendido. Se o estabelecimento é r elativamente novo, essa é uma forma de começar um controle de vendas, podendo dar um panorama dos períodos em que há mais ou menos movimento. Mas, após um tempo e percebendo que o fluxo de visitas aumentou, pode ser que se dedicar a anotar esses dados diariamente seja cansativo, tendo a necessidade de alterar a forma como essa tarefa é feita.
Outro fator são os erros manuais na hora das anotações, principalmente se mais de uma pessoa fica responsável por essa tarefa, o que causa diferença na hora de fechar as contas. Lembrando que, também é necessário ter um local adequado para armazenar esses cadernos, longe de umidade e possíveis parasitas que podem corroer o papel.
Planilhas
Temos também as famosas planilhas, um dos jeitos mais conhecidos de se registrar as vendas. Diferente das anteriores, suas fórmulas programadas, tornam a ação um pouco mais fácil, precisando apenas alimentar com os valores e tipo de pagamento usado pelo cliente. Fechado o mês, ele só precisa verificar na aba correspondente (exemplo: janeiro, fevereiro, março…) como ficou seu caixa.
Apesar da facilidade, pode ser que muitas informações sejam perdidas, seja por queda de energia, internet ou problemas no computador que acabam travando o programa utilizado. E, citando o ponto anterior, do mesmo jeito que fazer esse controle em cadernos está sujeito a erros manuais, as planilhas não estão salvas desse problema. Mesmo possuindo fórmulas matemáticas que facilitam a visualização dos resultados, um número cadastrado errado, faz toda a diferença no arquivo inteiro.
Programas e aplicativos financeiros
Por fim, outro método que pode ser utilizado são programas de computador ou aplicativos de celular para registrar as vendas. Diante o pagamento de uma mensalidade ou uso integral de uma dessas ferramentas, elas permitem que o lojista tenha mais praticidade no controle financeiro das suas transações.
Esses sistemas são integrados a maquininha de cartão, fazendo com que a venda apareça automaticamente, tirando a necessidade de alimentar planilhas e cadernos. Isso evita erros manuais, diferente dos outros métodos e, otimiza o tempo de trabalho. Mesmo assim, muitos desses programas são limitados e não mostram os descontos por cada venda, seja no débito, crédito, parcelamento ou pix. Mas é possível complementar esse acompanhamento!
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