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Controle de Caixa: Gerencie Contas e Feche o Mês no Azul!

Hoje o assunto é Controle de Caixa! Por onde começar, o que não pode faltar e ainda os riscos existentes para as finanças do seu salão? Vem comigo neste artigo, que vou detalhar como você pode fazer aí no seu dia-a-dia do Caixa da Recepção e no Financeiro Geral.

Por isso, leia com atenção e, se possível, salve o artigo, pois este é um verdadeiro roteiro de trabalho para você começar a aplicar ainda hoje!

 

1 – Faça isso todos os dias na Recepção

 

A recepção vai além de “só” cuidar das mensagens e agendar os clientes. A recepção é o setor responsável pela captação de clientes, gestão dos agendamentos, recebimento dos procedimentos, confirmação dos horários, convites de retornos e a famosa frase “encher a agenda de todos os profissionais”.

Use este Check List todos os dias em sua recepção e dê um up no seu financeiro! Atividades do cotidiano, às vezes caem em esquecimento. Ter um manual com as atividades padrão da recepção facilita no alinhamento das expectativas e entrega de resultados.

Coloque no seu manual atividades iniciais como: abrir o salão no horário combinado. Ligar Ar Condicionado. Conferir se o ambiente está limpo e organizado para o início das atividades. Caso algo esteja fora do lugar, organize o que estiver faltando e depois, reporte o ocorrido ao líder dos responsáveis pela organização e limpeza, para que a desordem não volte a acontecer.

Vá listando outras atividades na ordem de horário que elas devem acontecer. Explique em seu manual qual é a atividade e detalhes importantes como abrir o Caixa no Sistema antes do primeiro cliente chegar, informar a quantidade de dinheiro em espécie que tem na Gaveta do Caixa, inclusive as moedas.

 

Rotina de Mensagens:

 

O profissional de recepção responsável por atender as mensagens de clientes pode utilizar esta ordem de prioridade em seu trabalho:

 

  • Revisar se todas as clientes do primeiro horário já estão no salão ou estão a caminho. Importante verificar se há mensagem destas clientes e respondê-las o quanto antes.

 

  • Revisar se há mensagem dos profissionais informando algo fora do previsto (falta, atraso, etc.). Caso haja algo fora do comum, tome a medida necessária de remanejar os clientes para outro profissional ou para outro dia com a mesma pessoa, de acordo com as regras internas.

 

  • Confirmar horários Agendados pelo Site. Se necessário, entre em contato com as clientes do site.

 

  • Após o almoço, enviar mensagens de Lembrete de Horário para as clientes do próximo dia! Continuar o serviço de responder e agendar clientes.

 

Seu trabalho é a segunda porta de entrada do salão, por isso, dê o seu melhor entregando soluções para os clientes. Responder o mais rápido possível, tirar dúvidas das clientes, nunca deixar “no vácuo”, sempre fazer perguntas para o cliente enquanto durar a negociação, por exemplo: Qual seria o melhor horário para você? Com qual profissional gostaria de agendar o serviço? Que tal marcarmos uma avaliação para você conhecer nosso espaço e o profissional te indicar a melhor solução? Neste dia que deseja, não temos horário, nosso próximo horário disponível seria…

Quando encontrar o horário de agendamento do cliente, ofereça outros serviços que podem ser feitos ao mesmo tempo. Como: Aproveitando que você vem fazer [nome do serviço], vamos aproveitar e fazer [nome do serviço 2]? E confirmar o que foi negociado com o cliente ao final da conversa: Combinado, seu horário ficou agendado para dia [xx], às [xx] horas com o [Nome do Profissional]. Aguardamos você!

 

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Rotina de Atendimento Presencial:

 

Ao receber cada cliente, ofereça um atendimento cortês, olhe nos olhos, dê bom dia, pergunte o nome da pessoa, confira seu agendamento no sistema, diga a ela o nome do profissional que irá atendê-la e a encaminhe para a sala de espera ou para a cadeira do profissional (alguns lugares trabalham com comandas, é neste momento em que a comanda deve ser entregue ao cliente).

Em segundo, receba o pagamento do cliente ao final do atendimento. Lembre-se de cumprir as seguintes etapas:

 

  • Conferir quais serviços foram realizados, se houve venda de produtos, pacote ou protocolo. Se sim, realize o próximo agendamento.

 

  • Informe ao cliente todos os itens comprados e o valor da compra. Pergunte qual será a forma de pagamento.

 

  • Confira o valor pago pelo cliente e lance o recebimento no sistema antes da pessoa sair do local.

 

  • E, por fim, peça para a pessoa avaliar o atendimento no QR CODE da recepção.

 

No caso de novos agendamentos, caso nenhum outro profissional tenha vendido um novo procedimento. Faça a seguinte pergunta: Vamos deixar agendado o seu próximo atendimento? (Indique algo semelhante ou algo que ainda não tenha feito, para que possa conhecer).

 

Ao Final do Expediente:

 

Fechar o Caixa, conferir se o dinheiro em espécie, relatório da maquininha de cartão e recebimentos em pix, são iguais ao valor relatado no caixa do sistema. Caso o valor não seja o mesmo, será necessário encontrar onde está o erro e ajustar.

 

O que fazer SE DER ERRO no fechamento de caixa?

 

  1. Confira se todos os atendimentos foram lançados e fechados corretamente. De “ok” para os fechamentos que deram o mesmo valor. Por exemplo: As vendas em débito e crédito estão no mesmo valor do relatório da maquininha e do sistema.
  2. Confira o PIX, siga a lista do sistema, com os valores da sua conta bancária (atendimento 1, 2, 3…).
  3. Verifique o dinheiro em espécie. O valor total, deverá ser Dinheiro Recebido + Dinheiro da Abertura do Caixa.
  4. Houve alguma retirada de dinheiro ao longo do dia (sangria ou pagamento de contas)? Se sim, deverá ser lançado.

 

Em algum momento, os valores da lista do sistema, comparado com a lista da conta bancária, ficarão diferentes. Geralmente, o erro acontece por falha no lançamento do fechamento da conta do cliente ou lançamento da sangria e pagamento de contas.

Uma vez terminada a conferência do caixa, o profissional de recepção deve entregar o dinheiro ao seu líder imediato ou ao dono do salão ou fazer o depósito. E, antes de sair, lembre-se de conferir se todas as portas e janelas estão fechadas, se os Ar Condicionados e luzes estão desligados e de fechar o salão (se esta for sua função).

 

2 – Faça Isso Toda Semana no Financeiro

 

Um financeiro bem planejado não precisa ocupar sua agenda inteira. Prepare-se para trabalhar com as informações a seguir e tenha muito mais facilidade no dia-a-dia. Trabalhar com um calendário de atividades mensais, semanais e diárias te ajudarão a criar os processos necessários para reduzir tempo, retrabalho e dores de cabeça. Aproveite esta dose de dicas!

 

  • Acompanhe o bom andamento do caixa da recepção. Caso haja problemas ou erros, corrija imediatamente e oriente o profissional responsável. Incentive a recepção para agendar os clientes sempre nos horários mais próximos. Lotar os horários de hoje, amanhã, depois de amanhã e assim por diante.

 

  • Acompanhe o volume de agendamentos. Incentive sua equipe de profissionais de atendimento a fazerem as vendas dos serviços e agendamentos das próximas sessões no sistema para garantir a fidelização e retorno dos clientes e facilitar o trabalho da recepção.

 

  • Escolha um dia da semana para realizar todos os pagamentos de fornecedores. Por exemplo: quarta-feira. Neste dia você realiza o pagamento de todas as contas de vencimento daqui até a próxima quinta-feira. Este dia a mais é para evitar o risco de a conta ser paga após o vencimento.

 

  • Se possível, escolha apenas duas datas para o vencimento das contas, dia 10 e 20. Assim, você não precisará se preocupar todos os dias com contas a vencer e poderá utilizar o tempo para outras atividades.

 

  • Confira antecipadamente se o valor em Caixa e Conta Bancária será suficiente para cumprir com todos os compromissos financeiros. Construa uma reserva de emergência para facilitar este processo. Caso o valor previsto para a próxima semana não seja suficiente, informe a equipe de vendas e marketing.

 

  • Trabalhe com Metas de Vendas Mensais, Semanais e Diárias. Se a meta de cada dia for cumprida, você terá a garantia de que o dinheiro será suficiente para pagar todas as despesas e profissionais. Mantenha os pagamentos em dia. Lance todos os futuros pagamentos no sistema, para facilitar a criação de metas e faça o acompanhamento do caminho do dinheiro através dos relatórios.

 

  • Evite que sejam retiradas sem registro no sistema. Geralmente, donos de pequenos salões fazem retiradas e não anotam. Isso pode ser perigoso para a saúde do negócio. Por outro lado, é importante entender se a quantidade retirada pelo dono do negócio é saudável para o caixa. Busque o equilíbrio.

 

Por fim, esse foi mais um artigo da Elo, com parceria com a Trinks. E se gostou comenta aqui pra gente!

 

Quando você aplicar estas dicas no seu negócio, perceberá que o tempo inicial de lançamento das informações é menor do que parece. Uma vez que lançar tudo, seu tempo de trabalho no financeiro será menor e, assim, no final do dia, a melhor recompensa será de mais organização e paz pra cabeça.

Em salões que ainda não utilizam a Trinks como Ferramenta de Gestão, este trabalho é bastante demorado por ser tudo manual. Já com a Trinks, muitas etapas podem ser automatizadas. Experimente!

 

Até a próxima!

 

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Meu trabalho é desbagunçar a gestão de negócios da beleza e criar estratégias para chegarem ao lucro!Natural de Tangará da Serra-MT, amo um Tereré e hoje viajo o Brasil levando muito conhecimento e transformações para o mundo da Beleza!

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