Alguns cuidados essenciais como estrutura, bons funcionários, serviços de qualidade e uma boa gestão para que um negócio de beleza tenha sucesso.
Mas, principalmente, quando tratam-se de atendimentos mais específicos como os serviços estéticos, de spa ou de podologia também é necessário atentar para outros aspectos, como a ficha de anamnese.
Pois, é a partir dela que o profissional consegue demonstrar um pouco mais de cuidado, responsabilidade e com a saúde e o bem-estar do cliente, tendo a possibilidade de sugerir as melhores opções de tratamentos para garantir o objetivo esperado.
Para te ajudar com isso, preparamos este post para que consiga entender melhor o que é a ficha de anamnese, como ela funciona, como preparar uma que seja aderente ao seu negócio de beleza.
Boa leitura!
Você sabe o que é uma ficha de anamnese?
Feita para ajudar o profissional a conhecer melhor o seu cliente, a ficha de anamnese, é uma série de perguntas feita para ajudar o profissional a conhecer melhor o seu cliente.
Cada pessoa tem suas limitações e particularidades. Assim, sempre que um novo cliente chegar até você, é importante conhecer a situação que ele vive, os objetivos que ele espera com os procedimentos que você vai realizar e, além disso, é mais seguro e necessário saber os precedentes relacionados à saúde dele.
E, é para isso, que a essa espécie de entrevista – a ficha de anamnese – se torna essencial para iniciar o tratamento.
Dessa forma, o profissional poderá diagnosticar melhor a situação do cliente e definir os procedimentos mais adequados a serem realizados. Assim, só após a compreensão total desses importantes aspectos relacionados à sua saúde é que será possível definir qual o melhor tipo de tratamento.
Atualmente existem dois principais tipos de ficha de anamnese:
Livre
Nestes casos a ficha não possui nenhuma informação ou direcionamento. O cliente pode contar suas características e precedentes, relatando os problemas de saúde, cirurgias, doenças, medicamentos, tratamentos estéticos etc.
O profissional vai escrevendo essas informações para que, posteriormente, possa indicar o melhor tratamento ou procedimento.
Dirigida
É o mais utilizado e considerado o tipo mais adequado. Nele, as perguntas já estão expostas, podem ser de maneira simplificada ou mais detalhada. Por isso, como o nome já explica, as questões são direcionadas para o cliente de forma roteirizada.
Os dois modelos buscam conhecer mais o cliente para que, a partir dessas informações, os profissionais possam indicar os tratamentos mais eficazes e exclusivos para cada situação, além de evitar algum dano à saúde do cliente.
Dependendo do seu negócio de beleza (spa, clínicas de estética ou de podologia) alguns itens são fundamentais para compor uma ficha de anamnese eficiente, veja alguns exemplos a seguir:
1. Identidade do cliente: nome, idade, data de nascimento, filiação, estado civil, profissão, naturalidade, procedência, endereço e telefone;
2. Dor principal: descrição sucinta da razão pela busca do serviço;
3. Histórico de doenças: principais sinais e sintomas, tempo de duração, forma de evolução, consequências, tratamentos realizados, internações e outras informações relevantes;
4. Histórico familiar: doenças pregressas na família, estado de saúde dos pais, se falecidos, a idade e a causa, principal ocupação dos pais, quantos filhos;
5. Histórico pessoal: se já fez o procedimento antes, se já fez alguma cirurgia, se já teve alguma gestação, se faz atividades físicas, se tem alguma dor frequente etc.
6. Quais os medicamentos que o paciente está fazendo uso no momento. Etc.
Benefícios
O estabelecimento ou o profissional de estética que tem o cuidado de realizar o preenchimento de uma ficha de anamnese completa, consegue vantagens significativas para aumentar o sucesso dos procedimentos e, consequentemente, a satisfação do consumidor.
Alguns dos principais benefícios com a implementação da ficha de anamnese na sua rotina de atendimento são:
- Aumenta o seu nível de relacionamento com o cliente;
- Possibilita um atendimento mais personalizado
- Fornece mais segurança para você e seu cliente
- Melhora a satisfação do consumidor
Geralmente, essa ferramenta é mais utilizada em salões de beleza, estúdios de depilação, barbearias, estúdios de cílio, nail design etc.
Mas, qualquer negócio de beleza pode usar essa técnica para melhorar o atendimento aos clientes, descobrindo informações valiosas dos clientes e oferecendo serviços combinados, pacotes promocionais ou atendimentos exclusivos, se destacando dos seus concorrentes.
Como fazer uma ficha para o seu negócio de beleza?
Para fazer uma ficha de anamnese eficiente, é necessário prestar atenção em alguns pontos e respeitar esse passo a passo a seguir.
Aqui, vamos listar as principais dicas para que elabore um material eficaz e que ajude você a obter resultados mais satisfatórios com o cliente. Confira abaixo.
Comece com perguntas básicas
A ficha de anamnese deve ser iniciada com perguntas simples. Elas vão servir como introdução para identificar o cliente.
Algumas sugestões de campos são: nome, endereço, idade, sexo, telefone, profissão, nacionalidade, local de trabalho, entre outros que podem ser importantes para o serviço.
Desse jeito, sempre que for necessário consultar esses dados, será fácil de identificar a quem eles pertencem.
Se você quiser ampliar um pouco mais os conhecimentos sobre a sua clientela, também pode questionar como ela conheceu a clínica. se teve indicação de alguém e quais os principais objetivos e dores que fizeram com que procurassem os seus serviços. Com essas informações, você consegue mapear e cumprir as expectativas.
Promova um ambiente confortável
Para que consiga esclarecer todos os questionamentos necessários, faça com que o cliente esteja confortável e confie em você. Escolha um espaço privado e tranquilo, além de não usar formalidades demais.
Ou seja, é importante manter uma certa formalidade para a confiança e a credibilidade do seu negócio de beleza, porém, se for exagerado, poderá fazer com que a pessoa tenha receio de contar todas as informações necessárias.
Durante as etapas da ficha de anamnese, provavelmente, será necessário que o profissional faça apalpações, contatos visuais e procure sinais e manchas pelo corpo do cliente. Portanto, é fundamental ter cautela durante todo o procedimento para que a pessoa não se sinta desconfortável.
Respeite o espaço e estabeleça o contato de acordo com o perfil. Também não entre em assuntos polêmicos que possam criar antipatia por parte do cliente, pois o efeito será o contrário. Após essa introdução, a ficha de anamnese será preenchida de maneira mais adequada.
Em determinados casos e para oferecer ainda mais conforto aos clientes, é possível realizar o preenchimento da ficha de anamnese de maneira digital. Através de um link enviado por e-mail, ele pode responder e enviar o arquivo preenchido sem sair de casa. Ou do próprio estabelecimento, mas sem ter que preencher vários papéis!
Isso com certeza vai facilitar a experiência do cliente e, principalmente, te ajudar a organizar todas as respostas. Só coisas boas, né?
Conheça melhor o seu cliente
Além das informações básicas, é primordial perguntar sobre os hábitos diários que envolvem a saúde da pessoa como: alergias, vícios ou utilização de determinados medicamentos ou aparelhos que podem influenciar os procedimentos que serão realizados.
No entanto, também é interessante saber quais foram os últimos tratamentos estéticos feitos — caso tenha sido feito —, e se houve alguma complicação após o procedimento.
Por último e se for necessário, faça registros fotográficos. Mostrar visualmente o antes e depois é um excelente método para comprovar a eficiência do processo. Além de servir de exemplo e portfólio para os outros clientes que procuram este serviço. Mas lembre-se: antes de divulgar, é muito importante pedir autorização.
Por exemplo, além dessas informações mais técnicas, tente conhecer o seu cliente com um pouco mais de profundidade, também é importante saber informações mais pessoais como: o que gosta de fazer, o que gosta de consumir, quantas vezes contrata serviços de beleza e bem-estar etc. Cada informação a mais te ajuda a identificar melhor os perfis do seu público. E essa personalização vale ouro na hora de cativar e fidelizar a sua clientela!
Quais erros evitar na elaboração ?
Dessa forma, agora que você já sabe o que fazer para elaborar completamente uma ficha de anamnese, é necessário também ter cautela em determinadas questões que podem prejudicar a efetividade dessa atividade. Pois, os erros são capazes de atrapalhar todo o processo e ainda fazer com que o estabelecimento, o profissional e o cliente se prejudiquem.
Veja os principais erros:
- Fichas com informações demais e desnecessárias;
- Não dar a devida atenção às informações;
- Deixar de arquivar corretamente;
- Não fazer uma revisão constante.
Quais os riscos de não fazer uma boa ficha?
Ao conhecer as vantagens da ficha de anamnese, fica mais fácil de compreender a sua real importância. Afinal, ela serve como uma ponte entre profissional e cliente.
Por ser um documento que aponta todas as informações necessárias para que o tratamento possa ser realizado, ela se torna indispensável. Não fazer esses questionamentos ou fazê-lo de maneira errada pode trazer várias consequências. Então, para a sua segurança e a do seu cliente, recomendamos que ela seja feita!
Qual a melhor maneira de colocar em prática?
Ao iniciar o atendimento e incluir as etapas da ficha, fale detalhadamente para o cliente a importância de preencher a ficha de anamnese, como será a elaboração e como ela vai ajudar durante o processo.
Além disso, também é importante explicar que o preenchimento correto e verdadeiro das respostas é primordial para o sucesso do tratamento e a garantia de que será seguro para a sua saúde.
Atualmente, existem sistemas que ajudam no dia a dia de todos os profissionais, e, em negócios de beleza, isso não é diferente.
Da gestão da sua equipe, financeira e de estoque, até a organização das fichas de informações dos seus clientes, já é possível automatizar os processos e compilar todos os dados para que o gerenciamento seja mais eficiente e assertivo. E, claro, a realização da ficha de anamnese está integrada nessa solução.
A utilização de um bom sistema de gestão é fundamental para realizar a coleta, a administração e o acompanhamento dos dados de seus clientes de maneira mais prática e organizada.
Com esse suporte, é possível pensar em estratégias que vão te ajudar a conseguir resultados melhores. Como, por exemplo: criar um atendimento mais personalizado através de ofertas e pacotes exclusivos para cada perfil de cliente, o que vai fazer com que você se destaque da concorrência e melhore consideravelmente o funcionamento do seu negócio de beleza.
A importância de um bom Sistema
Como falamos acima, não acreditar e ignorar o potencial dessas ferramentas pode gerar uma desvantagem da sua empresa em relação aos concorrentes. Principalmente se for um estabelecimento de nicho, como estúdios de sobrancelha, unhas, clínicas de estética, podologia etc. Já que cada vez mais, os clientes procuram praticidade, eficiência e uma boa experiência. Sem a ajuda da tecnologia, a sua empresa fica mais para trás na corrida aos clientes.
Outro ponto que a falta de tecnologia pode atrapalhar é em relação à perda de tempo e informações importantes. Sem agilidade e com menos recursos, quase todos os processos estarão comprometidos.
Como esse é o pontapé inicial de um bom atendimento, vale a pena investir em uma boa solução para gestão integrada, já que, até mesmo para aplicar a ficha de anamnese de maneira mais prática – por permitir que esse processo seja todo digital, coletar as informações pelo próprio sistema e compartilhar em apenas um link com o cliente -, ela se faz necessária.
O melhor de tudo é acabar com a papelada e a perda de dados. Além de acabar com a necessidade de um espaço físico para armazenar todos esses documentos (o que é muito comum para quem ainda aplica fichas de anamneses no papel).
Conclusão
E ai, ficou clara a importância de aplicar a ficha de anamnese no atendimento dos seus clientes de beleza? Pois é, mas só anotar em um caderno não vale, né?
Ter um sistema de gestão é essencial não só para te ajudar a elaborar de maneira mais prática, mas como enviar remotamente, arquivar e acompanhar digitalmente todas essas informações. Além de, claro, te ajudar com toda a gestão do seu negócio de beleza. Aumentando a produtividade e a eficiência de todas as etapas da sua rotina!
Esperamos que você goste e consiga implementar no seu dia a dia. Até mais!
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