Como montar uma planilha de custos para salão de beleza


Você sabia que uma ter uma planilha de custos para salão de beleza é um dos passos primordiais para alcançar os objetivos financeiros do negócio?

Serviços de beleza como salões, clínicas de estética, depilação, sobrancelhas, barbearias e afins, estão dentre os empreendimentos que só crescem no Brasil.

E quando um estabelecimento começa a crescer, significa que também estará aumentando o número de profissionais, clientes e dinheiro circulando.

E é a partir daí que os gestores percebem que não basta ser bom em serviços de beleza ou gestão de pessoas, mas também precisam aprimorar seus conhecimentos financeiros, para não serem pegos desprevenidos.

Quem é gestor de um estabelecimento de beleza sabe que um dos maiores obstáculos para o desenvolvimento de negócio é a falta de organização, de uma visão 360º do que ele está tocando.

Por isso, ter uma planilha de custos é um grande avanço para controlar os gastos e saber exatamente onde se pode economizar.

É normal que muitos donos de salão tenham medo e se sintam inseguros por ter que lidar com fórmulas e ferramentas que podem ser utilizadas para tratar e analisar os dados.

Porém, não se preocupe, trouxemos neste post dicas para montar uma planilha de custos de forma prática e eficiente para seu salão de beleza – mas que fique claro, como uma medida paliativa de gestão!

O que é uma planilha de custos para salão de beleza e qual sua importância

As planilhas de custos nada mais são do que uma forma de organizar as despesas do seu estabelecimento de beleza, realizando uma somatória delas, sabendo assim, para onde está indo o seu dinheiro.

Sendo uma substituta do velho caderninho escrito à mão, ela é sua aliada na hora de ganhar, guardar e também gastar melhor o dinheiro adquirido no atendimento de clientes.

Existem diversas maneiras de fazer uma planilha de custos, que vão desde anotações feitas em pedaços de papel até mais sofisticas planilhas em Excel.

No estágio mais avançado de visão estratégica, gestores optam por programas exclusivos, próprios para salão de beleza, que já geram a análise necessária e ajuda mais rapidamente em tomadas de decisão.

Seja qual for o método que encaixe melhor ao ver de cada gestor, o importante mesmo é que se consiga ter, através dela, uma visão ampla de todas as despesas do seu estabelecimento.

Dessa forma, já podemos riscar deste post o caderninho de anotações. Ele claramente não dá uma visão ampla de negócio e nem análises minimamente identificadas.

Já as planilhas de custo, além de facilitarem sua vida financeira, podem ajudá-lo a criar estratégias para economizar e investir dinheiro, já com uma visão bem mais clara dos seus dados.

Com ela, é possível analisar o orçamento que pode ser cortado e convertido em economia ou investimento, dentre outras coisas, como por exemplo:

  •        Controle de metas;
  •        Compreensão e controle de fluxo de caixa;
  •       Análise da comissão dos seus profissionais;
  •        Gestão de estoque;
  •       Agendamentos;

Veja também: Como funciona uma planilha de marketing para salão de beleza

5 dicas para montar uma planilha de custos de salão de beleza

A planilha deve conter todos os tipos de despesas: fixas e variáveis, além dos detalhes sobre cada uma. Sem falar que ela precisa ser constantemente atualizada.

Com isso, separamos 5 dicas para elaborar uma tabela de custos para salão de beleza de forma completa, organizada e funcional.

  1. Separar as despesas por datas

A primeira etapa na criação de uma planilha de custos para salão de beleza é separar os todas as desesperadas por período.

Se você não está acostumado com esse tipo de ferramenta, uma boa opção é separar, na primeira linha, uma lista de todos os anos do mês.

Com isso, é possível fazer comparações com datas anteriores, por exemplo, o que decaiu e o que melhorou com o tempo e evitando, assim, surpresas nos outros meses.

Todas as entradas e saídas devem conter as informações relevantes como:

  • Descrição
  • Data
  • Tipo de gasto
  • Vencimento
  • Forma de pagamento

Não se esqueça, também, de incluir os gastos fixos e variáveis, mesmo que sejam pontuais ou de baixo custo. Tudo é importante!

2.      Estabeleça metas

Além das despesas, é importante, também, dedicar um espaço na planilha do seu estabelecimento de beleza para metas financeiras, já que é sempre bom ter uma reserva, mesmo não sendo uma tarefa fácil.

Ter metas farão com que você tenha controle dos custos. Isso permitirá a identificação de diversas possibilidade, evitando, assim, exageros no uso de recursos do seu negócio e contribuindo para a saúde financeira da empresa a longo prazo.

3.      Planeje investimentos

Já que estamos estabelecendo novas metas, porque não planejar novos investimentos? Conforme falamos na dica acima, estabelecer metas permite com que você consiga identificar onde diminuir gastos e onde arriscar, em novas empreitadas.

Com isso, tudo o que você quer conquistar um dia – contratar mais profissionais, mudar de endereço, alugar um espaço maior ou numa localização mais interessante – pode entrar na planilha, no momento em que você começar a perceber que essa meta pode ser alcançada.

Visualizá-la sempre fará você trabalhar todos os dias, lembrando que elas são alguns dos motivos de todo seu esforço. Inclua cotações aproximadas e projeções do mercado de beleza, que é algo que vive em constante mudança.

Se, por exemplo, você está querendo dar uma repaginada no seu salão de beleza, é preciso ter noção do quanto você precisará gastar, por isso:

  • Levante o orçamento aproximado de quanto sairá essa mudança
  • Saiba exatamente o quanto pode gastar, estamos criando a planilha para evitar dívidas, não as aumentar;
  • Não gaste tudo, sempre há riscos e você precisa estar preparado;
  • Em caso de obra, faça cotações com pelo menos três empresas diferentes antes de fechar algo;

Essas informações se cruzarão com o restante da planilha e vão poder indicar se o investimento é válido ou não para o momento desejado.

Também é possível encontrar o melhor tempo de investimento através da previsão mensal e orçamento anual.

4.      Mantenha a planilha atualizada

Por fim, mas não menos importante: a atualização.

Não irá adiantar de nada ter uma planilha de custos para seu salão de beleza se você não a atualizar constantemente. Todo dia há alguma entrada e saída de dinheiro e produtos, por isso, se você não tiver acompanhando diariamente seus gastos, isso irá se perder.

Por isso é muito importante ter uma planilha que seja de fácil acesso e manuseio, assim seus funcionários de confiança poderão te ajudar e não ficará todo trabalho em cima de você. Mas uma coisa é certa: as planilhas geram processos e funções, talvez não previstas antes. Requer disciplina e tempo. Você está preparado (a)?

Tipos de planilha de custos para salão de beleza

Agora que você viu algumas dicas de como fazer uma boa planilha de custos para seu salão de beleza, que tal conhecermos um pouco mais sobre os tipos de planilha que existem?

Planilha de Fluxo de Caixa

Esse tipo de planilha é a ferramenta necessária para ter uma visão mais ampla do seu negócio.

Para entendermos melhor sobre esse formato, é preciso saber que fluxo de caixa nada mais é que o registro de todas as entradas e saídas de dinheiro do caixa, ou seja, tudo que é recebido e pago.

Por isso, com a planilha você poderá ter uma visão abrangente do seu salão de beleza sempre em mãos e sempre saber as datas de todas as entradas e saídas de caixa.

O processo é mais organizado e seguro, além de ser mais prático e rápido.

A planilha fluxo de caixa também tem como funcionalidade:

  • Colocar a base, com informações gerais do financeiro da empresa;
  • Evitar desperdício de dinheiro;
  • Acesso ao gráfico mensal para visão mais ampla;
  • Elabora estratégias de investimentos;

Se esse formato de planilha é o perfeito para o seu negócio, que tal dar uma olhada na planilha de fluxo de caixa que o Trinks preparou para você?

Planilha de contas a pagar e receber

As planilhas de contas a pagar e receber são essenciais para o planejamento do orçamento de um estabelecimento de beleza, de forma que seu caixa esteja preparado para lidar com as despesas de cobranças assim como organizar um novo investimento.

Sem conseguir controlar os gastos, o negócio pode perder as condições de pagamento, causando, eventualmente, uma situação de endividamento além da quantidade de multas e juros que acompanham os atrasos.

Além disso, na ausência do controle de contas seu salão de beleza pode enfrentar inadimplência dos clientes.

Com essa planilha você consegue:

  • Marcar o que já foi pago
  • Manter contas em dia
  • Evitar atrasos e juros
  • Visualizar despesas

Planilha de controle de estoque

Essencial para quem trabalha com vendas e precisa de uma gestão adequada de produtos armazenados, a planilha de controle de estoque é perfeita para o seu negócio de beleza.

Controlar o estoque é uma tarefa essencial e não pode ser deixada em segundo plano, afinal, se há grande rotatividade você poderá ficar sem produtos ou se a rotatividade é baixa você pode ter diversos produtos vencidos e perdido a chance de fazer algo com eles, como por exemplo, promoções.

Nos dois cenários há prejuízos financeiros que podem ser evitados se houver o auxílio de uma planilha de custos.

Controlar estoque consiste em registrar entradas e saídas de produtos no salão de beleza, fiscalizar essas etapas e gerenciá-las.

Confira mais: Não deixe faltar: 6 dicas para administrar produtos para salão de beleza

Então, reiterando o que mencionamos anteriormente, planilhas de custo são uma grande ajuda para qualquer negócio de beleza funcionar bem e corretamente. 

É o primeiro passo, o básico para avançar para uma gestão inteligente. 

Mas como também mencionamos, elas demandam atualizações manuais, tempo e processos de confiança para sua consulta e edição.

Uma boa dica são os sistemas  de gestão de beleza,mais práticos e que oferecem benefícios muito além dos que uma planilha realizada em Excel te dará. 

Um sistema de salão centraliza, de forma assertiva, o controle de finanças, permitindo visão mais ampla da sua situação financeira, acessando-a de qualquer lugar. 

Ele é alimentado automaticamente, depois que você insere todos os dados do seu estabelecimento. 

Se você precisar se ausentar hoje, por alguns dias do seu salão, como você consulta o andamento financeiro – incluindo estoque, atendimentos, contas a pagar?

Consultar planilhas de custo do celular, no meio da rua, pode não ajudar muito na hora em que precisar de uma informação rápida e precisa.

Um sistema de gestão para salão de beleza ainda te fornece relatórios financeiros detalhados além de ser capaz de aplicar filtros para visualizar diversos resultados, do dia, da semana, do mês, do trimestre… 

Sem falar na integração dos dados financeiros com toda a movimentação, permitindo decisões mais rápidas do que fazer.

Bom, no post de hoje você entendeu a importância das planilhas de custos para salão de beleza, e viu como elas podem te ajudar bastante, num primeiro passo para uma gestão sólida e inteligente. 

Mas se você chegou até aqui, acha mesmo que deve parar por aí? Esperamos que tenha gostado das dicas e reflexões e volte sempre para conferir novos conteúdos!

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